年度大會指根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和需要而有一定的起止日期的每12個(gè)月召開一次或幾次的有時(shí)間規(guī)律的大會。

一、會前工作

ⅰ.擬訂年度大會的計(jì)劃以及年度大會的工作方案：通常是按照慣例和一般性原則進(jìn)行，然后根據(jù)不同情況進(jìn)行具體處理。

2。確定年度大會的議題。即單位、部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)有關(guān)精神以及對形勢發(fā)展的分析，結(jié)合本部門工作實(shí)際所確定的議題。

包括：下級或者所屬單位、部門提請研究討論的議題；領(lǐng)導(dǎo)同志批示交辦的問題以及上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)指示，需學(xué)習(xí)討論研究貫徹執(zhí)行的議題；提請領(lǐng)導(dǎo)決策的議題。

3。年度大會會議材料的準(zhǔn)備。年度大會應(yīng)重視主題報(bào)告的準(zhǔn)備，主題報(bào)告也稱工作報(bào)告，是大、中型年度工作會議的主要材料。報(bào)告的準(zhǔn)備，一般由文秘人員或者指定的部門、人員負(fù)責(zé)完成。這一類的報(bào)告大致由對一定時(shí)期工作的總結(jié)、體會或者經(jīng)驗(yàn)，對當(dāng)前形勢的分析和下一步工作的指導(dǎo)思想、工作要求和具體的措施等內(nèi)容組成。年度大會的會議總結(jié)一般可以分為三個(gè)部分：第一部分表述對會議的估價(jià)；第二部分對與會同志提出的有關(guān)問題進(jìn)行解釋或者進(jìn)一步闡明；第三部分提出貫徹會議精神的要求。年度大會的會議總結(jié)一定要簡短，不宜過長。

4。年度大會的會議范圍和出席人員的確定。年度大會屬于有固定的范圍和固定的人員參加的會議，出席范圍是相對固定的。一般由辦公室文秘部門根據(jù)年度大會的歷史記錄以及將要舉行的會議的內(nèi)容，提請領(lǐng)導(dǎo)決定。

5。年度大會的會議議程安排。

第一，工作報(bào)告或領(lǐng)導(dǎo)講話（致開幕詞）；

第二，分組討論；

第三，組織大會發(fā)言；

第四，會議總結(jié)（致閉幕詞）。

6。年度大會的時(shí)間與地點(diǎn)安排。年度性工作會議的舉辦時(shí)間，一般可在年末12月份、次年1至2月份這段時(shí)間內(nèi)安排。會議地點(diǎn)的選擇，應(yīng)堅(jiān)持便利、節(jié)約、時(shí)效的原則，結(jié)合年度大會的內(nèi)容、規(guī)模以及人員等各方面因素來綜合考慮。

7。年度大會的會場布置。年度大會應(yīng)從已有的經(jīng)驗(yàn)和做法來進(jìn)行會場布置，圍繞會議的中心內(nèi)容來布置安排會場。會標(biāo)的書寫要醒目、端莊、大方，一般用紅底白字，字體以仿宋體、黑體、楷體、隸書為好。會標(biāo)懸掛要適中、得體。主席臺的布置要樸素大方。主席臺坐席的安排要視領(lǐng)導(dǎo)同志的人數(shù)多少適當(dāng)排列，并按名單標(biāo)明坐次，有的可放上領(lǐng)導(dǎo)同志的名簽。話筒要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)講話的人數(shù)選擇最恰當(dāng)?shù)奈恢茫瑴p少來回搬動(dòng)的次數(shù)。茶杯一般放在坐席前方的右上角，便于服務(wù)人員上水。與會人員的坐席安排，應(yīng)當(dāng)按照便于開會、兼顧各種情況的原則，對與會人員坐次進(jìn)行排列。大、中型正式會議的會場，一般安排在禮堂或劇場等地，場地、坐位固定，只要按出席會議的人員分組劃分坐次即可。

二、會間工作

1。組織會議簽到，避免無關(guān)人員到會，及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握到會的人數(shù)。

2。做好會議記錄：由專人負(fù)責(zé)會議記錄，必要的時(shí)候還要配以錄音和錄像設(shè)備。會議記錄要力求準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意。

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